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IT-Verbund Schleswig-Holstein

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Datenschutz


Der IT-Verbund Schleswig-Holstein als für die Online-Antragsassistenten verantwortliche Stelle und die für die Sachentscheidung zuständigen Stellen nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Wir möchten, dass Sie wissen, wann wir welche Daten erheben und wie wir sie verwenden. Es wurden technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, die sicherstellen, dass die Vorschriften über den Datenschutz einschließlich der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des Landesdatenschutzgesetzes (LDSG) sowohl vom IT-Verbund Schleswig-Holstein als auch von den zuständigen Stellen sowie von unseren Dienstleistern beachtet werden.

I. Der Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten und Ihre Rechte; Informationen nach Artikel 13 DS-GVO

Zur Online Beantragung von Verwaltungsleistungen geben Sie bei den elektronischen Antragsassistenten personenbezogene Daten ein. Es unterliegt Ihrer freien Entscheidung, ob Sie in den Online-Antragsassistenten Daten eingeben. Nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die für die Entscheidung zuständige Stelle und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüche und Rechte.

1. Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Die zuständige Stelle verarbeitet die personenbezogenen Daten, die Sie für die Bearbeitung Ihres Anliegens im Online-Antragsassistenten eingeben. Bevor Sie die eingegebenen Daten übermitteln, werden Ihnen diese in einer PDF-Vorschau als Übersicht bereitgestellt.

Die von Ihnen übermittelten Daten gelangen direkt an die für die von Ihnen begehrte Verwaltungsleistung zuständige Stelle. Die für Ihr Anliegen zuständige Stelle wurde Ihnen beim Ausfüllen des Online-Antragsassistenten angezeigt. Die Entscheidung in der Sache wird ausschließlich von der zuständigen Stelle getroffen.

Bei der Übermittlung Ihrer Daten an die zuständige Stelle kommen ausschließlich sichere elektronische Kommunikationswege zum Einsatz (Nachrichtenbroker, Mail über Landesnetz).
Die für die Entscheidung in der Sache zuständige Stelle verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten, die für die Erbringung der Dienstleistungen bzw. zur Erfüllung der Aufgaben erforderlich sind. Neben den von Ihnen für die Bearbeitung des Anliegens übermittelten Daten handelt es sich dabei um Daten, die die zuständige Stelle entweder von anderen Ämtern/Abteilungen ihres Hauses oder von Dritten zulässigerweise (z. B. aufgrund einer Rechtsgrundlage oder der von Ihnen erteilten Einwilligung) erhält.

Zusätzlich verarbeitet die zuständige Stelle personenbezogene Daten, die sie aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Schuldnerverzeichnissen, Grundbüchern, Handels- und Vereinsregistern, Presse, Medien) zulässigerweise entnimmt und verarbeiten darf.

Haben Sie Fragen zu datenschutzrechtlichen Regelungen der zuständigen Stelle, wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten des IT-Verbunds Schleswig-Holstein. Als für die Online-Antragsassistenten verantwortliche Stelle ist Ihnen dieser bei der Beschaffung weiterer Informationen von der zuständigen Stelle gern behilflich.

2. Wer ist für die Datenverarbeitung beim IT-Verbund Schleswig-Holstein verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortliche Stelle ist:

IT-Verbund Schleswig-Holstein (ITVSH)
Reventlouallee 6
24105 Kiel
Telefon: +49 (0)431 988-8650
Telefax: +49 (0)431 988-616-1111
E-Mail: info[at]itvsh.de

Behördlicher Datenschutzbeauftragter des IT-Verbunds Schleswig-Holstein ist:

Frank Weidemann
Telefon: +49 (0)431 988-8643
Telefax: +49 (0)431 988-616-8643
E-Mail: frank.weidemann[at]itvsh.de

Für die Wahrnehmung Ihrer Rechte können Sie sich neben Ihrer/Ihrem Sachbearbeiterin/Sachbearbeiter und dem behördlichen Datenschutzbeauftragten auch an die Geschäftsführung des IT-Verbunds Schleswig-Holstein wenden:

Dr. Philipp Willer (Geschäftsführer)
Telefon: +49 (0)431 988-8641
E-Mail: philipp.willer[at]itvsh.de

3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Die zuständige Stelle verarbeitet personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem Landesdatenschutzgesetz Schleswig-Holstein (LDSG-SH). Zweck der Datenverarbeitung ist allein die von Ihnen begehrte Verwaltungsleistung.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung durch die zuständige Stelle sind §§ 138 a Absatz 2, 138 e LVwG-SH (Landesverwaltungsgesetz Schleswig-Holstein), die Vorschriften des Fachgesetzes, in dem die von Ihnen begehrte Verwaltungsleistung geregelt ist und Ihre Einwilligungserklärung.

4. Widerrufsmöglichkeiten bei Einwilligungserklärungen

Sie haben das Recht, nach Artikel 7 Abs. 3 DS-GVO eine abgegebene Einwilligungserklärung jederzeit gegenüber der zuständigen Stelle zu widerrufen. Ein Widerruf ist aber nur wirksam für die Zukunft. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

5. Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb der zuständigen Stelle erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

Die Zulässigkeit der Datenverarbeitung richtet sich dabei nach Art. 6 DS-GVO.

Von der zuständigen Stelle ggf. eingesetzte Auftragsdatenverarbeiter (Art. 28 DS-GVO) können im Rahmen der beauftragten Zwecke personenbezogene Daten erhalten. In diesem Falle überwacht und gewährleistet die zuständige Stelle die Einhaltung der für die Auftragsdatenverarbeitung geltenden Regelungen.

Eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte zu anderen Zwecken erfolgt nicht, es sei denn Sie haben dafür eine gesonderte, ausdrückliche Einwilligungserklärung gegeben oder es besteht eine gesetzliche Verpflichtung (z.B. Bundesmeldegesetz (BMG), Gesetz zur Kooperation und Information im Kinderschutz (KKG)).

6. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Soweit erforderlich, verarbeitet und speichert die zuständige Stelle Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer des Verwaltungsverfahrens und im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Darüber hinaus unterliegt die zuständige Stelle verschiedenen Dokumentationspflichten, die sich aus den Gesetzen und Verwaltungsregelungen ergeben.

7. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes – EWR) findet nicht statt, es sei denn eine gesetzliche Verpflichtung fordert dies künftig oder Sie erteilen hierfür Ihre gesonderte, ausdrückliche Einwilligung.

8. Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Es unterliegt Ihrer freien Entscheidung, ob Sie in die Online-Antragsassistenten Daten eingeben. Von den Online-Assistenten abgefragt werden nur diejenigen personenbezogenen Daten, die für die Durchführung des von Ihnen begehrten Verwaltungsverfahrens erforderlich sind oder zu deren Erhebung im Rahmen der Verwaltungsleistung eine gesetzliche Pflicht besteht.

Bei Fragen zur Erforderlichkeit wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten des IT-Verbunds Schleswig-Holstein als für die Online-Antragsassistenten verantwortliche Stelle.

9. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?

Die zuständige Stelle nutzt in den einzelnen Verwaltungsverfahren grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gem. Art. 22 DS-GVO. Sollte diese zukünftig in Einzelfällen zum Einsatz kommen, werden wir Sie hierüber vorab gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

10. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DS-GVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DS-GVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DS-GVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DS-GVO.

Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen der §§ 27 und 28 LDSG.

Darüber hinaus bestehen ein Widerspruchsrecht nach Art. 21 DS-GVO sowie nach Art. 77 DS-GVO ein Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde, dem Unabhängigen Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein, Holstenstraße 98, 24103 Kiel.

II. Zugriff auf das Internetangebot

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log Files, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

  • Browsertyp
  • Browserversion
  • verwendetes Betriebssystem
  • Referrer URL
  • Hostname des zugreifenden Rechners
  • Uhrzeit der Serveranfrage

Diese Daten sind nicht bestimmten Personen zuordenbar. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, diese Daten nachträglich zu prüfen, wenn uns konkrete Anhaltspunkte für eine rechtswidrige Nutzung bekannt werden.

Die Internetseiten verwenden teilweise so genannte Cookies. Cookies richten auf Ihrem Rechner keinen Schaden an und enthalten keine Viren. Cookies dienen dazu, unser Angebot nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Rechner abgelegt werden und die Ihr Browser speichert.

Die meisten der von uns verwendeten Cookies sind so genannte „Session-Cookies“. Sie werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht. Andere Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese löschen. Diese Cookies ermöglichen es uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen.

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein.

Für die Nutzung des Anmeldetools gilt zusätzlich, dass folgende personenbezogene Daten erhoben werden: Anrede, Titel, Vorname, Nachname, Adresse, Postleitzahl, Ort, E‐Mail, Telefon, Institution und Funktion. Die Daten werden ausschließlich zum Zweck der Pflege und Organisation der jeweiligen Veranstaltung gesammelt. Nach Abschluss der Veranstaltung werden diese unverzüglich gelöscht. Grundlage für die Datenverarbeitung ist eine Einwilligung in die Verarbeitung der von Ihnen erfassten personenbezogenen Daten zum vorgegebenen Zweck gem. Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO; durch eine Anmeldung gilt die Einwilligung als erteilt.

III. Zugriff auf das Netzwerkportal des ITVSH (https://netzwerk.itvsh.de)

Der Hoster der Plattform erhebt und speichert folgende Informationen beim Aufruf der Plattform:

  • Browsertyp
  • Browserversion
  • verwendetes Betriebssystem
  • Referrer URL
  • Hostname des zugreifenden Rechners
  • Uhrzeit der Serveranfrage

Verarbeitungszweck ist die Gewährleistung eines störungsfreien Betriebs der Plattform, sowie die Abwehr bzw. Verfolgung des Missbrauchs angebotener Leistungen erkennen. Ferner werden die erhobenen Daten zu statistischen Zwecken genutzt, um etwa auszuwerten, mit welchen Endgeräten und Browsern die Plattform aufgerufen wird, um auf dieser Basis das Angebot laufend an die Bedürfnisse der Nutzer anpassen und zu verbessern zu können. Diese Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Alle erhobenen technischen Daten mit Personenbezug werden 30 Tage nach Erhebung anonymisiert.

In den einzelnen Foren werden projektinterne Informationen veröffentlicht und diskutiert. Der Zugriff auf einzelne Foren ist von daher nur autorisierten Nutzerinnen und Nutzern nach erfolgter Authentifizierung möglich. Hierzu ist einmalig ein Nutzendenprofil anzulegen. Dazu ist mindestens eine E-Mailadresse und ein frei wählbarer Nutzername (Pseudonym) anzugeben. Die Erweiterung des Profils z. B. um ein Profilfoto ist freiwillig.

Wenn Sie ein Nutzendenprofil bei uns haben, können wir Sie auf Wunsch per E-Mail über Neuigkeiten von unserer Plattform auf dem Laufenden halten. Sie können dazu in Ihrem Nutzerprofil einstellen, welche Benachrichtigungen Sie empfangen möchten. Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie die Einstellungen anpassen.

Wir halten die mit dem Nutzerprofil verbundenen personenbezogenen Daten gespeichert, bis das Vertragsverhältnis über das Nutzerprofil mit uns beendet ist. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO.

Wenn Sie auf unserer Plattform einen Beitrag schreiben, z.B. einen Diskussionsbeitrag oder die Ankündigung einer Veranstaltung, speichern und veröffentlichen wir Ihren Beitrag an entsprechender Stelle auf unserer Plattform zusammen mit Ihrem Nutzernamen. Dabei können Sie in Ihrem Nutzerprofil festlegen, welche Informationen hieraus wem offengelegt werden sollen.

Wenn Ihr Nutzerprofil bei uns gelöscht wird, bleiben bestimmte Beiträge von Ihnen auf der Plattform bestehen, damit andere Nutzende weiter daran arbeiten und den Verlauf einer Diskussion weiterhin nachvollziehen können (vergleiche § 3 Absatz 3 unserer Nutzungsbedingungen), allerdings anonymisieren wir den zuvor mit Ihren Beiträgen angezeigten Nutzernamen.

Innerhalb eines Beitragstexts enthaltene personenbezogene Daten – wenn Sie z.B. darin Ihren eigenen Namen geschrieben haben – bleiben auch bei der Löschung eines Nutzerprofils erhalten.

Wenn Sie uns eine Nachricht über das Kontaktformular auf unserer Plattform speichern wir Ihre Nachricht mit den damit übermittelten Absenderdaten.

Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist unser berechtigtes Interesse, Ihre Nachricht zu beantworten und auch auf eventuelle Folgefragen von Ihnen reagieren zu können (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO). Wir löschen die mit Ihrer Nachricht erhobenen Daten spätestens zum Ende des Kalenderjahres, das auf die letzte mit Ihnen geführten Kommunikation zu Ihrem Anliegen folgt.

Wenn Sie Sich in Ihr Nutzendenprofil eingeloggt haben, legen wir „Cookies“ auf Ihrem Endgerät ab. Dabei handelt es sich um kleine Textdateien, mit denen wir Ihr Endgerät wiedererkennen können, wenn Sie unsere Plattform zu späterer Gelegenheit wieder besuchen. Dazu gehört ein Cookie, das sich Ihren Login-Status merkt und für 60 Tage nach jedem Login erhalten bleibt, damit Sie in dieser Zeit nicht erneut mit Ihren Daten einloggen müssen (Login-Cookie).

Mit Hilfe anderer Cookies können wir außerdem einer missbräuchlichen Verwendung unserer Dienste vorbeugen (Cross-Site-Cookie) sowie bestimmte Nutzerverhalten analysieren (Webanalyse-Cookie), z.B., welche Teile unserer Plattform Sie nutzen, wie lange Sie auf unserer Plattform bleiben und wann und wie oft Sie auf unsere Plattform zurückkehrst. Wir setzen kein Webanalyse-Cookie, wenn Sie in Ihren Browser-Einstellungen die Option „Do not track“ („Nicht verfolgen“) aktiviert haben.

Diese Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO zu dem Zweck, Ihnen eine sichere und komfortable Bedienung unserer Plattform zu ermöglichen, um unsere Plattform noch besser auf die Interessen unserer Besucher und auf die von ihnen verwendete Technik auszurichten und um die technischen Funktionen unserer Seite zu analysieren und zu optimieren.

Ein abgelegtes Cookie verfällt spätestens zwölf Monate nach Ihrem letzten Besuch der Plattform, was bedeutet, dass Ihr Endgerät es nach Ablauf dieser Zeit automatisch löscht.

Sie können das Ablegen von Cookies verhindern, indem Sie zu den Cookie-Einstellungen Ihres Internetbrowsers gehen und dort für unsere Plattform oder generell für alle Webseiten dem Anlegen von Cookies widersprechen. Dort können sie auch bereits abgelegte Cookies wieder löschen.

 

IV. Hinweise zum elektronischen Datenaustausch mit dem IT-Verbund Schleswig-Holstein

Bitte nutzen Sie bei jeder elektronischen Kommunikation, die persönliche Daten von Ihnen enthält, ausschließlich sichere Kommunikationswege im Sinne des Datenschutzes. Hierfür bieten wir Ihnen an:

  1. Elektronische Antragsassistenten (Nachrichtenbroker)
  2. Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP)
  3. De-Mail
  4. Fax

Bitte beachten Sie, dass die Datenübermittlung per E-Mail keine sichere Kommunikation im Sinne des Datenschutzes darstellt.

Selbstverständlich können Sie uns auch per Briefpost erreichen.

Für die Online-Beantragung aller Verwaltungsleistungen, die über den IT-Verbund Schleswig-Holstein beantragt werden können, steht Ihnen ein elektronischer Antragsassistent zur Verfügung.
 


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